حضور غیاب

نحوه ثبت حضور و غیاب کلاسی

در این قسمت معلمین در هر زنگ (نوبت) درسی می توانند برای کلاس موردنظر، حضور و غیاب انجام دهند و وضعیت تاخیر یا حضور غیاب دانش آموزان خود را در کلاس ثبت نمایند.

برای این کار ابتدا بر روی گزینه "افزودن" کلیک نمایید و سپس فیلدهای زیر را تکمیل کنید:

• تاریخ : در این قسمت به صورت پیش فرض بر روی تاریخ اکنون (همان روز) قرار دارد ولی اگر بخواهید می توانید تاریخ را تغییر دهید و برای روزهای دیگر وارد نمایید.
• کلاس : در این قسمت کلاس موردنظر را انتخاب نمایید. هر یک از معلمین فقط به کلاس های خودشان دسترسی دارند و سایر کلاس ها را مشاهده نمی کنند. برای مثال آقای احمدی معلم کلاس دوازدهم تجربی می باشد . در این فیلد فقط کلاس دوازدهم تجربی نمایش داده می شود و سایر کلاس ها را نمی تواند ملاحظه کند. لازم به ذکر است وقتی مدیر یا مسئولین با اکانت خودشان بخواهند اطلاعات حضور و غیاب کلاسی را وارد نمایند به کلیه کلاس ها دسترسی دارند و تمام کلاس ها برایشان نمایش داده می شود. با انتخاب کلاس، اسامی کلیه دانش آموزان همان کلاس نمایش داده می شود و کلیه دانش آموزان به صورت پیش فرض در وضعیت حاضر قرار دارند و شما می توانید برای دانش آموزانی که غیبت یا تاخیر دارند غیبت یا میزان تاخیرشان در کلاس را ثبت نمایید.
• درس : در این بخش درس موردنظر را انتخاب کنید. هر یک از معلمین فقط دروسی که تدریس می کنند را ملاحظه می کنند و سایر درس ها برایشان نمایش داده نمی شود. برای مثال آقای احمدی معلم درس ریاضی می باشد . در فیلد درس، فقط درس ریاضی نمایش داده می شود و سایر دروس را نمی تواند مشاهده کند.
• نوبت : در این قسمت شما باید زنگ درسی را انتخاب نمایید. برای مثال کلاس دوازدهم تجربی در زنگ اول درس ریاضی دارد در نتیجه شما باید در قسمت نوبت، اول را انتخاب کنید و در قسمت درس ، ریاضی را انتخاب نمایید.
• ارسال اعلان: با فعال کردن این گزینه پیام از طریق اپلیکشن در رابطه با حضور غیاب برای اولیا ارسال میشود.
• ارسال پیامک: با فعال کردن این گزینه میتوانید اطلاعات حضور غیاب را از طریق پیامک ارسال کنید. فقط دقت داشته باشید که برای ارسال پیامک شماره موبیال باید برای کاربر تعریف شده باشد.

سپس گزینه ثبت را بزنید تا حضور و غیاب ثبت شود.

نحوه نمایش حضور و غیاب کلاسی

همان طور که ملاحظه می کنید حضور و غیاب کلاسی ثبت شده توسط معلم ، مانند تصویر زیر و بر اساس تاریخ نمایش داده می شود. (یعنی از آخرین مورد ثبت شده به قبل نمایش داده می شود) در این بخش شما می توانید مشاهده نمایید که در تاریخ مشخص برای کلاس و درس مورد نظر چند نفر از دانش آموزان غایب و چند نفر تاخیر داشته اند. همچنین برای مشاهده اسامی دانش آموزان غایب و یا افرادی که با تاخیر وارد کلاس شده اند باید بر روی گزینه عملیات کلیک نمایید و سپس گزینه "ویرایش" را بزنید. در این صورت می توانید اسامی کلیه دانش آموزان کلاس را همراه با وضعیت حضورشان در کلاس مشاهده نمایید. 

لازم به ذکر است با کلیک بر روی گزینه "حذف" می توانید حضور و غیاب ساعت درسی موردنظر خود را حذف نمایید.

با کلیک بر روی گزینه "ویرایش" شما می توانید اسامی دانش آموز کلاس همراه با وضعیت حضور و غیابشان را ملاحظه نمایید. دانش آموزانی که با تاخیر وارد کلاس شده اند با رنگ زرد و افرادی که در کلاس حضور نداشته اند و غیبت کرده اند با رنگ قرمز نمایش داده می شوند. همچنین جلوی اسم دانش آموزان گزینه "موجه" وجود دارد و در صورتی که هریک از دانش آموزان ، غیبت یا تاخیر خود را موجه کردند می توانید تیک آن را بزنید و با انتخاب گزینه "توضیحات" می توانید متن یا فایل خود را اضافه نمایید.

نحوه جستجوی حضور و غیاب کلاسی

به منظور جستجو و فیلتر حضور غیاب های کلاسی ثبت شده در سیستم باید بر روی گزینه "ذره بین" کلیک نمایید و با انتخاب فیلد موردنظر، موارد حضور و غیاب را فیلتر نمایید. لازم به ذکر است حضور و غیاب های ثبت شده در سیستم را می توان بر اساس تاریخ ، پایه ، کلاس ، درس و نوبت فیلتر نمود.

نکته 1 : در هنگام جستجو وقتی فیلد پایه را انتخاب نمایید ، در فیلد کلاس فقط کلاس های همان پایه را مشاهده می کنید. برای مثال وقتی پایه را دوازدهم انتخاب نمایید در فیلد کلاس فقط کلاس های پایه دوازدهم مانند دوازدهم ریاضی، دوازدهم تجربی و ... را نمایش می دهد. 

نکته 2 : همچنین با انتخاب پایه ، درس نیز فیلتر می شود و فقط درس های همان پایه نمایش داده می شود. برای مثال وقتی پایه را دوازدهم انتخاب نمایید، در فیلد درس فقط درس های پایه دوازدهم را نشان می دهد و درس های مابقی پایه ها را نمایش نمی دهد.

نکته1 : در قسمت حضور و غیاب کلاسی و در بخش افزودن هر معلم فقط کلاس های خودش را می تواند مشاهده کند و برایشان حضور و غیاب ثبت کند و برای سایر کلاس ها و سایر درس ها نمی تواند حضور و غیاب وارد نماید.

نکته2 : در قسمت حضور و غیاب کلاسی ، معلم فقط حضور و غیاب های کلاسی خودش را می تواند مشاهده کند و حضور و غیاب های ثبت شده در سیستم که برای کلاس های دیگر و یا معلم های دیگر باشد را نمی تواند مشاهده کند و به آنها دسترسی ندارد.

نکته3 : مسئولینی که به بخش حضور و غیاب دسترسی دارند می توانند حضور و غیاب های تمامی معلمین و همه کلاس ها را مشاهده کنند و آنها را ویرایش یا حذف نمایند. 

نکته4 : در صورتی که مدیر تمایل داشته باشد که معلم یا مسئولین نتوانند حضور و غیاب های ثبت شده در سیستم را ویرایش یا حذف نمایند باید دسترسی آنها به این بخش را مسدود نماید . برای این کار باید از قسمت کاربران و بخش دسترسی ها ، دسترسی به ویرایش و حذف حضور غیاب را مسدود نماید و معلمین و مسئولین تنها بتوانند حضور و غیاب کلاسی خود را ثبت نمایند.

در بخش حضورغیاب کلی شما می توانید ساعت ورود و تاخیر افراد به آموزشگاه را ثبت نمایید که معمولا این کار توسط معاونین یا دستگاه حضورغیاب صورت می گیرد. در صورتی که اولیا ، سامانه را بر روی گوشی خود نصب کرده باشند و نوتیفیکیشن برنامه روشن باشد برای آنها نوتیفیکیشن ارسال می شود و با ورود به برنامه مدیار و بخش "حضور و غیاب" می توانند زمان ورود دانش آموز به مدرسه و تاخیر یا غیبت آنها را ملاحظه نمایند.

نحوه وارد کردن حضور غیاب کلی

حضورغیاب کلاسی با حضورغیاب کلی تفاوت دارد. حضورغیاب کلاسی به ازای هر کلاس و به ازای هر زنگ (نوبت) انجام می شود و معمولا مدرسین این کار را سر کلاس انجام می دهند (البته سامانه یکپارچه هست و به محض ثبت در کلاس، معاونین لیست را می بینند). اما حضورغیاب کلی به ازای ورود کلی افراد به آموزشگاه هست (نه کلاس) و به ازای هر روز معمولا یک بار انجام می شود (البته می تواند چند بار ثبت شود و ساعات مختلف تردد کاربر را ثبت کند).

نکته: حضور غیاب کلی یا به صورت دستی انجام می شود یا به وسیله دستگاه حضورغیاب

به منظور ثبت دستی افرادی که تاخیر یا غیبت دارند ابتدا بر روی گزینه "افزودن" کلیک نمایید و سپس فیلدهای زیر را پر نمایید :

• در صورتی که کد سازمانی را وارد نمایید نیازی به وارد کردن نام کاربر وجود ندارد. ( کد سازمانی در بخش کاربران و قسمت کد سازمانی تعریف می شود). در برخی آموزشگاه ها کدسازمانی هر فرد بر روی لباس او چاپ می شود و در تسریع ثبت حضور غیاب کمک کننده است.
• نام : در این بخش ، اسامی کلیه افراد مدرسه را ملاحظه می کنید و می توانید کاربر موردنظر خود را انتخاب کنید. وارد کردن یکی از فیلد های کد سازمانی یا نام فرد کافیست و نیاز نیست هر دو را انتخاب کنید.
• تاریخ : در این قسمت به صورت پیش فرض تاریخ همان روز قرار می گیرد ولی در صورتی که بخواهید می توانید تاریخ را تغییر دهید و تاریخ روز دیگری را وارد نمایید.
• ساعت و دقیقه: اگر این گزینه را پر نکنید همان ساعت و دقیقه ثبت را ثبت می کند ولی ممکن است شما در ساعت 10 حضور یک فرد را که در ساعت 9 وارد شده ثبت کنید. پس می توانید آن را هر ساعتی بگذارید.
• موجه: شما با فعال کردن این گزینه موجه یا غیر موجه بودن غیبت دانش آموز را مشخص میکنید.
• ارسال اعلان: با فعال شدن این آیکون وضعیت حضور غیاب برای اولیا ارسال میشود. (داخل آپلیکیشن)
• ارسال پیامک: فعالسازی این آیکون میتواند پیامک حضور غیاب را برای اولیا ارسال کند. توجه داشته باشید که برای ارسال پیامک لازم است شماره تلفن در بخش کابران وارد شده باشد

تنظیمات حضورغیاب

در این قسمت شما می توانید تنظیمات مربوط به حضور و غیاب آموزشگاه و کلاسی را انجام دهید که عبارتند از :حضور و غیاب بر اساس ثبت حاضرین باشد یا غایبین

غایبین: زمانی که پیش فرض برای حضور غیاب بر روی غایبین تنظیم شده باشد فقط غایبین و تاخیر ها ثبت میشوند و حاضرین اصلا مورد بحث نیست. ثبت تاخیرها به صورت دستی انجام میشود.تاخیر و غیبت ها همزمان با ثبت دستی ارسال اعلان میکند.

حاضرین: زمانیکه پیش فرض برای حاضرین تنظیم شده باشد قابلیت های جداگانه ای در اختیار شما قرار میگیرد:

زمان تردد: منظور از زمان تردد این است که شما میتوانید برای مهلت غیبت و مهلت تاخیر زمان تعیین کنید. برای مثال اگر مهلت تاخیر را تا ساعت 8:00 در نظر بگیرد دانش آموزان بعد از این ساعت وارد مدرسه شوند تاخیر زده میشود و برای مهلت غیبت ساعت 08:00 ثبت شده باشد  میتوانید برای دانش آموزان تعیین کنید که اگر تا ساعت 08:30 وارد مدرسه شوند تاخیر به حساب می آید ولی بعد از تایم تعیین شده غیبت ثبت میشود.

تایید نهایی: زمانیکه پیش فرض روی منوی حاضرین تعیین شده باشد قبل از ارسال اعلان باید توسط مدیر تایید نهایی صورت بگیرد. برای اینکار مدیر از منوی تایید نهایی افراد غیبت خورده را بعد از بررسی ثبت کرده و نهایی میشود. 

نمایش غیبت در آموزشگاه به خانواده ها : 
در این قسمت می توانید تعیین نمایید که اولیا وضعیت حضور دانش آموز در مدرسه را بتوانند مشاهده کنند یا خیر . در صورتی که گزینه نمایش را فعال نمایید ، زمانی که وضعیت حضور دانش آموز را در بخش حضور و غیاب آموزشگاه وارد می کنید(حاضر بوده است ، غایب بوده است و یا با تاخیر وارد آموزشگاه شده است) برای اولیا نوتیفیکیشن ارسال می شود و می توانند در بخش حضور و غیاب آموزشگاه مشاهده کنند.

نمایش غیبت در کلاس به خانواده ها : 
در این بخش می توانید مشخص نمایید که اولیا وضعیت حضور دانش آموز در کلاس را مشاهده کنند یا خیر. معلمین در هر زنگ درسی وقتی وارد کلاس می شوند می توانند حضور و غیاب انجام دهند و وضعیت حضور دانش آموز در کلاس را مشخص کنند. (حاضر ، غایب و یا با تاخیر وارد کلاس شده است) . در صورتی که گزینه نمایش را فعال نمایید برای اولیا نوتیفیکیشن ارسال می شود و می توانند در بخش حضور و غیاب کلاسی از وضعیت حضور دانش آموز در کلاس درسی مطلع شوند.

نکته : بهتر است این تنظیمات را یکبار برای مدرسه خود ایجاد نمایید و سپس دسترسی این بخش را برای همه افراد مدرسه مسدود نمایید تا تغییر ایجاد نشود. ( برای مسدود کردن دسترسی به قسمت کاربران و بخش دسترسی ها مراجعه نمایید و برای همه سمَت ها دسترسی به بخش تنظیمات حضور و غیاب را مسدود نمایید.)

به جهت اتصال دستگاه حضورغیاب به سامانه، دستگاه حضورغیاب می بایست قابلیت هماهنگی با سامانه ال ام اس را داشته باشد. در این صورت وقتی فرد حضور خود را در دستگاه وارد می کند (از طرق مختلف مانند اثر انگشت، کارت ریدر یا تشخیص چهره) زمان دقیق تردد فرد (مسئولین، دانش آموزان، معلمین یا کارمندان) ثبت می شود. جهت خرید دستگاه حضورغیاب حتما از همین مجموعه تهیه کنید تا قابلیت اتصال به LMS داشته باشد.

برای استفاده از دستگاه حضور غیاب به نکات زیر توجه کنید:

1. این دستگاه با وای فای عمل می کند و نیاز به کابل کشی ندارد ولی باید همیشه روشن باشد و به اینترنت وصل باشد.
2. برای ورود به تنظیمات ابتدا دستگاه را با زاویه از خودتان بگیرید تا شما در تصویر مشخص نباشید سپس روی صفحه بزنید تا علامت چرخ دنده در پایین صفحه ظاهر شود، سپس روی چرخ دنده بزنیدو از شما می خواهد که چهره مدیر سامانه را ببیند تا اجازه ورود دهد. پس چهره تان را نشان دهید تا تایید کند. سپس صفحه تنظمات را می بینید (عکس زیر)
   
3. برای اتصال دستگاه به اینترنت (وای فای) پیرو مرحله قبل وارد تنظیمات دستگاه شوید. به منوی تنظیمات ارتباط بروید و نام مودم خود را پیدا کنید و رمز آن را بزنید و در نهایت متصل شوید. مطابق عکس زیر، رو به روی کلمه جستجو باید بعد از اتصال نام وای فای شما نوشته شود. گزینه DHCP روی "بله" باشد و به بقیه گزینه ها دست نزنید.
   
4. حضورغیاب با دستگاه فقط مخصوص حضور غیاب کلی می باشد نه کلاسی
5. در سامانه در بخش تنظیمات حضورغیاب ، گزینه "پیش فرض حضورغیاب" را روی حاضرین بگذارید
6. زمان بندی تردد را مشخص کنید. مثلا مهلت تاخیر را روی ساعت 8 می گذارید و اگر فردی ساعت 8:10 وارد شد برای او تاخیر ثبت می شود. یا مثلا مهلت غیبت را روی 9 می گذارید و اگر فردی 9:05 وارد شود برای او غیبت ثبت می شود. هرچند زمان تردد او نیز ثبت می شود
7. در منوی تعطیلات می توانید روز های تعطیل را مشخص کنید تا برای افراد غیبت ثبت نشود
8. اگر به هر دلیلی برای برخی افراد دستگاه ثبت را انجام نداد با زدن دکمه ثبت دستی هم می توانید تردد آنها را ثبت کنید
9. افرادی که حضورشان توسط دستگاه ثبت نشده باید با زدن دکمه "تایید نهایی" تعیین تکلیف شوند. تا تعیین تکلیف نشوند هیچ غیبت یا تاخیری برای آنها ثبت نمی شود. وقتی روی گزینه "تایید نهایی" کلیک می کنید ابتدا تاریخ را مشخص می کنید سپس یا باید تیک غیبت را بزنید یا زمان ورودشان را وارد کنید. این تایید به این دلیل است که ممکن است فردی حضور داشته باشد ولی فراموش کرده باشد که حضورش را در دستگاه بزند.
10. برای تشخیص چهره ، ابتدا عکس افراد در سامانه آموزشی ثبت می شود سپس از طریق وای فای به دستگاه منتقل می شوند.
11. دستگاه حضورغیاب هنگام ارسال عکس ها حتما باید روشن باشد و به اینترنت متصل باشد.
12. عکس افراد باید تمام رخ، از نزدیک ، با نور مناسب ، کیفیت مناسب و جدید باشد.
13. کاربران همه باید عکس داشته باشند. آنهایی که عکس ندارند تشخیص چهره نمی شوند.
14. برای انتقال عکس ها از سامانه آموزشی به دستگاه ، به منوی حضور غیاب کلی بروید سپس به تنظیمات بروید و اول روی دکمه سمت راست (آپلود کاربران) و سپس روی دکمه سمت چپ (بارگذاری تصاویر) کلیک کنید. ممکن است بارگذاری چند دقیقه زمان ببرد و شما نباید تا پایان کار از این صفحه خارج شوید.
15. اگر کاربر جدیدی را وارد سامانه کردید و یا عکس جدیدی را وارد کردید و یا عکسی را در سامانه تغییر دادید مجدد باید مرحله قبلی را طی کنید تا اطلاعات جدید کاربران جایگزین اطلاعات قبلی شود.
16. دستگاه هر چهره ای که ثبت می کند نام و ساعت تردد او از طریق وای فای به سامانه lms منتقل می شود و سپس نوتیف برای اپلیکیشن اولیا ارسال می شود.
17. اگر یک چهره کمتر از یک دقیقه چند بار ثبت شود فقط یک تردد را ثبت می کند.
18. اگر یک چهره چند بار با فواصل بالای یک دقیقه ثبت شود در سامانه تمام زمان های تردد او ثبت می شود.
19. تنظیمات ارتباط در دستگاه باید شبیه عکس های زیر باشد: