اتوماسیون اداری در مقایسه با سیستم مدیریت فرآیند تجاری (BPMS)
اهمیت تمرکز بر روی ارتباط بین اتوماسیون اداری و BPMS در انگیزه مدیران با بهره گیری از روش های نرم افزاری مکانیزه دیده می شود. در گذشت سه دهه رشد و پیشرفت فناوری اطلاعات، تعریف اتوماسیون اداری به عنوان یک ویژگی حیاتی، قابلیت های نرم افزاری را برای اتوماتیک سازی فرآیند های سازمانی تعیین نموده است. با این حال، توسعه فناوری امروز مسیری را به سوی مفاهیم هوشمندانه تر، از جمله هایپر اتوماسیون، به وجود آورده است. دستیابی به این مفهوم ممکن است بدون در نظر گرفتن ارتباط بین اتوماسیون اداری و نرم افزار BPMS غیر ممکن به نظر برسد.
اتوماسیون اداری چیست؟
نرم افزار های اتوماسیون اداری به نرم افزار ها یا برنامه های کاربردی اشاره دارد که برای انجام بهینه و اتوماتیک وظایف و فرآیند های روزمره دفتر کاری، از جمله ایجاد، مدیریت و برقراری ارتباط با اسناد، طراحی شده اند. هدف اصلی این نوع نرم افزار ها بهبود کارایی، افزایش بهره وری و ترویج همکاری درون سازمانی است، که این مهم با کاهش نیاز به دستیابی و بهینه سازی جریان کار دستی حاصل می شود. این نرم افزار ها در رده های مختلفی قرار می گیرند، بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری دارای ویژگی های زیر است:
- مدیریت اسناد: با بهره گیری از رویکرد های بهینه، سازماندهی، ذخیره سازی و بازیابی اسناد را به صورت کار آمد اجرا نموده و امکان دسترسی آسان و ارتقاء همکاری موثر بین ارکان تیم را بهبود می بخشد.
- اتوماسیون جریان کار: با اتوماتیک سازی وظایف تکراری، فرآیند ها را به سرعت بهینه سازی نموده و نقشه کلی کار را سریع تر اجرا می کند. این اقدام، تلاش دستی را به حداقل می رساند و اشتباهات را کاهش می دهد.
- برنامه ریزی وظایف: این امکان را به کاربران می دهد که وظایف خود را برنامه ریزی و اولویت بندی نمایند، تا اطمینان حاصل شود که کارها به موقع انجام شده و زمان را مدیریت نمایند.
مدیریت فرآیند های کسب و کار چیست؟
سامانه مدیریت فرآیند کسب و کار، یا BPMS، یک نرم افزار است که به سازمان ها و کسب و کار ها این امکان را می دهد که تمامی فرآیند های کاری خود را به صورت قابل پیش بینی مدل سازی، ایجاد، ویرایش، و اجرا نمایند. سپس، با تجزیه و تحلیل اثر بخشی این فرآیند ها، در صورت لزوم، به بهبود و اصلاحات مورد نیاز بپردازند. در هر شرکت یا سازمان، فرآیند های متعددی وجود دارد که در آنها واحد های مختلف، از دریافت مواد خام یا اطلاعات تا تبدیل آن به کالا یا خدمات وظایف مختلفی را انجام می دهند. یک فرآیند ممکن است واحد های مختلف سازمان را همراه کند و سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار می تواند این فرآیند ها را به صورت خودکار و با افزایش تسریع مدیریت نماید. چند مورد از ویژگی های BPMS به شرح زیر است:
- مدل سازی فرآیند: به کاربران این امکان را می دهد که فرآیند های کسب و کار را به شکل بصری طراحی، نقشه برداری و تحلیل نمایند، تا یک نمای کلی روشن از چگونگی جریان کار ها در سازمان ایجاد شود.
- مانیتورینگ عملکرد: با ارائه اطلاعات در زمان واقعی، امکان پیگیری عملکرد فرآیند ها از طریق شاخص ها و تجزیه و تحلیل را فراهم می کند تا امکان بهبود و بهینه سازی پیوسته ارائه گردد.
- ابزار های همکاری: با ارائه ویژگی هایی چون اختصاص وظایف، اطلاعیه ها و به اشتراک گذاری اسناد درون پلتفرم نرم افزار BPMS، ارتباط و همکاری بین ارکان تیم را تسهیل می کند.
اتوماسیون اداری چه تفاوتی با BPMS دارد؟
تفاوت اتوماسیون اداری و BPMS بسیار زیاد است ولی از جهاتی بسیار به یکدیگر شباهت دارند. به دلیل شباهت های فراوان میان دو نرم افزار اتوماسیون اداری و BPMS، ایجاد شبهات زیادی در مورد این دو نرم افزار به وجود آمده است. با این حال، تفاوت های بین این دو نرم افزار برای بسیاری از کارشناسان اطلاعاتی قابل تشخیص و قابل فهم است. به طور معمول، نرم افزار اتوماسیون اداری به عنوان یک پکیج استاندارد در بازار نرم افزار وجود دارد، در حالی‌که BPMS به عنوان یک نرم افزار توسعه دهنده فرآیند سازمانی با انعطاف پذیری بالا شناخته شده است. حتی در برخی موارد، مشاهده شده است که خود فرآیند های مرتبط با اتوماسیون اداری در قالب نرم افزار BPMS پیاده سازی شده اند. در برخی از حالات، فروشندگان با ارائه الگو های متنی که معمولاً در نرم افزار های دفتر کاری ساخته می شود، اظهار می نمایند که امکان تعریف فرم نیز در نرم افزار وجود دارد. این تفاوت چشمگیر در آنجاست که سیستم های مبتنی بر متن عملیاتی داده ها یا meta data را ندارند و همه چیز را به صورت متنی می بینند، و به دلیل عدم وجود فیلد، امکان پردازش روی این متون وجود نخواهد داشت. علاوه بر این دو نرم افزار، نرم افزار دیگری وجود دارد که برای توسعه کسب و کارتان ضروری است. نرم افزار CRM به کسب و کارها کمک می کند تا رابطه خود با مشتریان فعلی یا بالقوه را مدیریت، ردیابی و سازماندهی کنند.
برای مطالعه : تفاوت CRM و اتوماسیون اداری کلیک کنید.
سوالات متداول
اتوماسیون اداری برای سازمان ها مناسب تر است یا نرم افزار BPMS؟
استفاده از اتوماسیون اداری برای سازمان هایی که به ساده سازی و اتوماسیون وظایف و فرآیند های روزمره دفتری نیازمند هستند، بیشتر توصیه می شود. از طرف دیگر، نرم افزار مدیریت فرآیند های کسب و کار (BPMS) برای سازمان هایی که به مدیریت جامع و بهینه سازی فرآیند های کسب و کار پیچیده در بخش ها یا سیستم ها نیازمند هستند، مناسب تر به نظر م ی‌رسد. تصمیم گیری میان اتوماسیون اداری و BPMS به نیاز ها و مقیاس عملیاتی خاص سازمان بستگی دارد.
مزایای اصلی نرم افزار اتوماسیون اداری چیست؟
مزایای اساسی نرم افزار اتوماسیون اداری شامل افزایش کارایی و بهره وری وظایف روزمره مانند مدیریت اسناد، ارتباطات ایمیلی، و برنامه ریزی است. این نرم افزار، تحریک کننده کاهش خطای انسانی، تسهیل جریان کار، و بهبود سازماندهی و همکاری داخلی در سازمان است. به طور کلی، نرم افزار اتوماسیون اداری، با صرفه جویی در زمان و منابع، بهبود کارایی واحد های عملیاتی سازمانی را فراهم می کند.
مقالات مشابه
نرم افزار ارتباط والدین و اولیاء با مدرسه چگونه می توان از طریق اپلیکیشن آزمون آنلاین در مدرسه برگزار کرد؟ مقایسه تاثیر دو روش آموزش مجازی و سنتی در یادگیری درس نقش آموزش مجازی و کلاس آنلاین مدارس در یادگیری بهترین نرم افزار آزمون ساز مدارس کدام است سیستم مدیریت آموزشی (LMS) - سامانه ال ام اس سامانه مدیریت یادگیری الکترونیک (LMS) بومی کشور - ال ام اس نرم افزار کارنامه ساز رایگان نرم افزار تکالیف درسی + تست رایگان سامانه مدیریت یادگیری یا LMS رایگان نرم افزار حضور و غیاب با تست رایگان - اپلیکیشن ثبت تردد آنلاین تکالیف هوشمند چیست مدارس از چه نرم افزاری استفاده می کنند نرم افزار مدارس غیرانتفاعی بهترین کتاب های آزمون هوش ششم چرا رمان بخوانیم و چه رمانی بخوانیم آموزش نویسندگی مسیری برای موفقیت تأثیر انتخاب دبیرستان خوب در قبولی کنکور تفاوت گوشی سامسونگ سری M و A نکاتی که باید بدانیم آموزش زمان بندی سمپاشی منازل معرفی کامل انواع شاخه های حسابداری 25 نکته برای یادگیری زبان انگلیسی خرید ویو ویدیو اینستاگرام چه مزایا و معایبی دارد؟ آیا شیبا اینو به ۱ دلار می‌رسد محاسبه نمرات برای انتخاب رشته نهم آشنایی با بهترین پارچه فرم مدارس سال 1402 آشنایی با نرم افزار lms فارسی مدیار چگونه هم سختی نکشیم و هم در امتحانات دوازدهم تجربی 20 بگیریم؟ راه های جذب دانش‌آموز برای تدریس خصوصی تفاوت گوگل شیت و اکسل ال ام اس چیست معرفی 9 تا از بهترین نرم افزار های اتوماسیون اداری در ایران و جهان اتوماسیون اداری چیست تفاوت CRM و اتوماسیون اداری در چیست دبیرخانه چیست و چه وظایفی دارد شرح وظایف و تفاوت دبیرخانه و بایگانی تفاوت دبیرخانه و بایگانی مستندات چیست چگونه اسناد را بایگانی کنیم +بهترین روش ها برای مرتب سازی اسناد بهترین نرم افزار های بایگانی اسناد انواع روش های بایگانی سند در ادارات توده سینه چقدر خطرناک استلیست مقالات